Алан Лакейн Искусство Успевать. Дела, которые лучше оставлять несделанными

Алан Лакейн Искусство Успевать. Введение

Как часто вы беретесь за мелкие текущие дела (чтобы испытать чувство удовлетворения от того, что с ними так легко справляться), вместо того чтобы заняться чем-то действительно необходимым, но трудновыполнимым?

Такое несложное занятие, как приборка на письменном столе; может принести больше временного удовлетворения, чем попытка решить какую-либо важную высокоприоритетную задачу, особенно если эта попытка останется безуспешной.

Итак, вы решили прибраться на своем письменном столе, освободив его от завалов ненужных бумаг. Вряд ли вы станете рассматривать это как А-действие, если только ваш стол не стал настоящей зоной бедствия. Однако именно потому, что прибраться на столе так легко и результаты видны сразу, высока вероятность того, что в стремлении добиться идеальной — и совершенно вам не нужной — чистоты вы проведете за этим занятием несколько лишних минут и, возможно, упустите наиболее подходящий момент для обращения с просьбой к вышестоящему начальству.

Перед тем как отправиться в двухнедельную командировку, представитель фирмы, самолет которого вылетает через сорок пять минут, в спешке дает еще одно указание обслуживающему персоналу офиса. Он поддается искушению решить еще одну С-задачу и теперь рискует провалить наиболее важную А-задачу, а именно: успеть на самолет.

Почему люди так часто отвлекаются на С-дела? Одна из причин состоит в том, что многие высокоприоритетные задачи по самой своей сути не могут быть выполнены достаточно качественно хотя бы потому, что никогда не делались прежде. Примеры: создание комитета для рассмотрения вопроса о выпуске нового конкурентоспособного издания, пеленание ребенка впервые в жизни, изучение китайского языка, переход на вегетарианскую пищу, подыскивание новой разновидности досуга.

Домохозяйка, вырезающая очередной вызывающий слюнки рецепт, чтобы тут же сунуть его в коробку с еще пятьюстами не опробованными рецептами, поддается преходящему чувству удовлетворения от удачной находки, даже не подозревая о том, что на самом деле напрасно теряет время, так как наверняка забудет об этом рецепте, как и о всех предыдущих. Она тратит время на вырезание, вместо того, чтобы приготовить мужу и детям основательный ужин, состоящий из любимых в семье блюд. Она может обманывать себя мыслью, что совершенствует свои кулинарные способности, но в действительности она лишь совершенствует свое умение работать ножницами.

Нередко, взявшись за какую-либо А-задачу впервые, вы не сможете довести ее до ума. Так бывает, когда мы беремся за что-то новое, не-испробованное, неизученное и неопределенное. Выполнение таких задач связано с риском получить неутешительный результат. На первый взгляд задача А-1 может показаться вам сверхсложной, или отнимающей слишком много времени, или требующей согласования мнений других людей. Нет ничего удивительного, что при этом вы озираетесь по сторонам в поисках дел, которые даются вам легко. Одно из таких дел — решение легких С-задач. Берясь за него, вы оправдываетесь тем, что, разделавшись с мелочами, со спокойным сердцем займетесь потом главным, т. е. А-1.

Вы уверены, что поступили мудро, дав себе слово не выходить из дома до тех пор, пока не подметете пол; не приступать к А-1, пока не разделаетесь со всеми В и С. Сделать В и С становится для вас как бы более важным, поскольку вы не собираетесь браться за А-1 до тех пор, пока не сделаете все остальное. Подцепляя В и С к А-1, вы тем самым как бы обеспечиваете себе гарантию того, что выполните эти задачи.Спору нет, приятно чувствовать себя не связанным строгим распорядком и делать все, что хочется, без оглядки на приоритеты. Зная, что выполняемые вами задачи не относятся к группе А, вы можете щедро расходовать свое время и испытывать чувство удовлетворенности собственным умением что-то делать хорошо, начиная и заканчивая дело без особых усилий, вычеркивая пункт из списка и отправляя листок в мусорную корзину. Но не обманывайте себя: если вы так и не доберетесь до А, причиной этого будет не отсутствие времени, а то предпочтение, которое вы отдаете С-задачам.

Закон 80/20

Когда я встречаюсь с людьми, жалующимися на перегруженность работой, лучшее, чем я могу им помочь, это посоветовать избавиться от С-дел. Однако большинству людей это дается с таким трудом, что я просто чувствую своим долгом познакомить вас с законом 80/20.Этот закон гласит: если расположить пункты в порядке их значимости, 80 процентов общей значимости будет содержаться всего в 20 процентах пунктов, в то время как остальные 20 процентов общей значимости придутся на остальные 80 процентов пунктов.
Числовые значения могут, конечно, колебаться, но я уверен, что в 80 процентах случаев вы убедитесь в справедливости закона 80/20.

Согласно этому закону, в списке из десяти пунктов на два из них приходится 80 процентов общей значимости, из чего следует, что выполнив эти пункты, вы добьетесь 80-процентной эффективности в использовании своего времени. Выберите эти два пункта из своего списка, пометьте их буквой А и выполните их. За остальные восемь пунктов можете не браться, так как извлеченная вами из них польза будет существенно уступать той, которую вы извлекли из двух пунктов высшей приоритетности.

Вот примеры, взятые из повседневной жизни, которые помогут вам убедиться в том, что сосредоточившись на наиболее важных задачах пусть даже ценой отказа от выполнения множества второстепенных, вы ничего не теряете:
. 80% покупок делают 20% покупателей;
. 80% продукции выпускают 20% предприятий;
. 80% больничных листов берут 20% работников;
. 80% обедов готовится по 20% рецептам;
. 80% пользования файлами осуществляется в пределах 20% файлов;
. 80% пыли подметается с 20% пола, по которому чаще всего ходят;
. 80% стирки уходит на 20% одежды, которую чаще всего носят;
. 80% времени, проводимого к телевизора, посвящено 20% передач, пользующихся наибольшим спросом у членов семьи;
. 80% времени, отдаваемого чтению, тратится на 20% газетных страниц (передовица, спортивные новости, сенсации, аналитические обзоры, основные статьи);
. 80% телефонных звонков делают 20% абонентов.

Необходимо постоянно напоминать себе, что нельзя распыляться на мелочи, поскольку они мешают сосредоточиться на тех 20 процентах, которые имеют наивысшую значимость.

Однажды ко мне пришел за советом кандидат на местный политический пост. До выборов осталось два месяца, а его соперником был человек, занимавший этот пост уже в течение многих лет. Кандидат понимал, что должен извлечь из оставшегося времени максимум пользы, чтобы победить на выборах. Однако накануне он принял массу приглашений выступить перед малочисленными группами избирателей и тем самым фактически связал себя по рукам и ногам. У него практически не осталось времени на встречи с крупными группами избирателей.

Его ошибка состояла в том, что он не проявлял должной разборчивости, когда соглашался на выступления. Однако теперь уже отступать было некуда — он не мог отменить запланированные встречи и решил хотя бы впредь быть умнее и не давать обещания всем подряд. Это решение далось ему не без труда, так как он считал своим долгом познакомить со своей программой всех избирателей. Мы на пару просмотрели список его запланированных выступлений и обнаружили, что, по крайней мере, восьмьюдесятью процентами своей известности среди избирателей он был обязан двадцати или менее процентам выступлений.

Те восемьдесят процентов его времени, что уходили на выступления перед малочисленными группами избирателей, по сути, ничего ему не давали. Более того, эти выступления были настолько изматывающими, что у него не оставалось сил на встречи, которые действительно имели вес. Он вспомнил о том, что Никсон провел последние дни своей избирательной кампании в 1960 году на Аляске, Гавайях, в Вайоминге и т. д., поскольку перед этим дал обещание посетить все пятьдесят штатов; а Кеннеди сосредоточил свои силы на самых крупных штатах, которые в результате и обеспечили ему перевес голосов на выборах.

К концу нашей беседы кандидат принял решение отказаться от ряда малозначительных выступлений, относительно которых он не давал твердых обещаний, и использовать высвободившееся время для работы с крупными группами избирателей. Его разборчивость была вознаграждена тем, что он победил на выборах с довольно большим перевесом.

Одна видная и состоятельная дама не умела отказывать в просьбах, и это ее качество нещадно эксплуатировали окружающие. На ее помощь можно было рассчитывать во всяком деле, начиная от заклеивания конвертов и кончая пожатием рук конгрессменам.

Разумеется, она вынуждена была признаться себе в том, что восемьдесят процентов ее благотворительности составляли шаблонные функции, которые не приносили ей морального удовлетворения. Истинную радость давали лишь избранные виды деятельности, в которых она по праву чувствовала себя незаменимой.

Мы начали с того, что сели и составили пространный список тех ста с лишним мероприятий, в которых она участвовала или согласилась участвовать за последние три месяца. Затем она выделила среди них свои А-задачи: помощь кандидатам на политические посты, беседы с интересными людьми, работа в области охраны природы и коллекционирование произведений искусства. В-задачи включали в себя организацию благотворительных мероприятий и участие в работе родительского комитета школы, в которой учились ее дети. Все остальное составляли С-задачи, в том числе заведование продажей просвирок в церкви, добровольный уход за больными и игра в местном женском симфоническом оркестре.

И вот она собралась с мужеством и в течение нескольких месяцев говорила твердое «нет» всем организациям, людям и мероприятиям из ее С-списка. За счет этого у нее появилось намного больше времени на музей, и она даже взялась за небольшое исследование, посвященное восточным вазам. Кроме того, она выступила с инициативой по реорганизации местного политического клуба и сама приняла в ней деятельное участие.

Когда не надо делать С

Основной вопрос по поводу С должен быть сформулирован так: чего я могу не делать? Подумайте о том чувстве удовлетворения, которое вы испытываете, зачеркивая пункт в своем Списке Дел На Сегодня и не предпринимая даже малейших усилий для его выполнения! Замените привычку думать: «Я должен сделать это 1С» на «Может быть, мне совсем и не нужно делать это С?» Многие из С-задач могут быть безболезненно превращены в «С и т. д.», то есть в такие задачи, которые можно откладывать на бесконечно неопределенный срок. К явным «С и т. д.» можно отнести такие дела, как пересортировка стопки журналов по номерам, инвентаризация содержимого холодильной камеры (в том случае, если вы проводили ее в прошлом месяце и с тех пор не произошло никаких существенных изменений), мытье полов в квартире перед самым приходом детей из школы в непогожий день.

Вы и сами наверняка назовете массу дел, которые не стоят того, чтобы за них браться, или решаются сами собой с течением времени, или могут быть благополучно забыты, по крайней мере, до тех пор, пока о них вам не напомнят.

Некоторые задачи С имеет смысл отложить, чтобы посмотреть, не станут ли они «С и т. д.», очень может быть, что часть из них незаметно сойдет на нет. К потенциальным «С и т. д.» можно отнести поливку газонов накануне дождя (который, в принципе, может и пройти стороной), уборка снега перед надвигающимся снегопадом; укладка в стопки и перевязка газет за неделю до того дня, на который, по слухам, у бойскаутов намечен сбор макулатуры; подготовка доклада на тему, которая, возможно, так и не всплывет на собрании.

Когда я не уверен в том, что могу с чистой совестью полностью проигнорировать какое-то дело, я делаю о нем заметку на карточке размером 8×12 и вставляю ее в картотечный ящик, обозначенный как «Потенциальные Сит. д.»; раз в месяц я просматриваю содержимое ящика и, как правило, выбрасываю большую часть карточек в мусорную корзину, поздравляя себя с тем, что мне не придется делать такое количество ненужных дел.

Большинство С-задач могут быть отнесены в «С и т. д.» без малейшего ущерба, но существуют и такие С, которые подлежат выполнению в обязательном порядке. Даже если это самые тривиальные, будничные дела, невыполнение их может грозить вам существенными потерями. Выполнять такие С будет намного приятнее, если вам удастся мысленно вписать их в более широкий контекст. Коммерсант, который тратит половину дня на выяснение причин задержки поставки своему лучшему клиенту товара на сумму в три доллара, исходит из того факта, что сорок процентов своей прошлогодней выручки он получил благодаря этому единственному клиенту.

Когда С становится неотложным делом

Некоторые явные С-задачи, которые в принципе могут быть отложены на потом, например заправка автомобиля, имеют тенденцию становиться неотложным делом. Нет смысла заправлять автомобиль, когда бензобак заполнен на три четверти, но вы сэкономите себе массу времени, если возьмете себе за правило заправляться всякий раз, когда бензин на исходе, так как тем самым вы сократите количество поездок на автозаправочную станцию. Это как раз тот случай, когда отсрочка может обойтись слишком дорого: представьте себе, что ваша машина встала с пустым бензобаком на безлюдной дороге, а ближайшая заправка находится на расстоянии двадцать километров!

Нежелательно также откладывать на потом заключение договора о страховании жизни или составление завещания, даже если у вас отменное здоровье. Не стоит откладывать и такое, казалось бы, тривиальное дело, как стирка белья. Наряжаясь на субботнюю вечеринку, вы можете с удивлением обнаружить, что остались без чистого нижнего белья.

Помните: С-задачи редко вырастают до размеров неотложных дел без каких-либо предварительных сигналов. Допустим, вас попросили представить текущий производственный отчет. Вы подозреваете, что это как раз та С-задача, которая сойдет на нет, не потребовав от вас никаких действий.

Несколько дней спустя к вам обращаются с этой просьбой вторично. Вы перекладываете листок с соответствующей С-задачей из нижней части стопки наверх. Вы решите, что это В. Когда, наконец, шеф обращается к вам со словами: «Или вы завтра же предоставите мне отчет, или я вас уволю», составление отчета становится неотложным А-делом, и вы его делаете. Таким образом, приоритетность пунктов может меняться на глазах. Если вы неглупый человек, вы должны согласиться с тем, что из ста С-задач максимум одна может превратиться в неотложное дело.

Самый лучший подход — не делать все С, которые от вас требуют, но спокойно ждать момента, когда настойчивость требований будет свидетельствовать о грозящей вам неприятности, и лишь в этом случае решать проблему.

Если вы считаете, что стирка, уборка или наведение порядка в картотеке могут еще денек подождать, — пусть подождут. Тем самым вы посвятите меньшую часть своей жизни стирке, уборке и картотеке. С успехом противостоя искушению делать С, вы существенно увеличите количество дел, становящихся «С и т. д.». Почаще задавайтесь вопросом: сильно ли я сожалею о том, что не сделал это С? Если ответ будет отрицательным, — забудьте об этом деле.

Заведите ящик для С

Отведите место для ABC. Чтобы высокоприоритетные А не оказались погребенными под куда более многочисленными С, отведите для листков с С-задачами специальный С-ящик, куда можно будет без зазрения совести складывать маловажные бумаги, чтобы они не маячили перед глазами. Для начала рассортируйте свои бумаги на тонкие А-стопку и В-стопку и толстую С-стопку. Затем раскиньте В по стопкам А и С.

Если вы не убирались в столе несколько месяцев, освободите его от всех бумаг и разложите их на соседнем столе. Просматривая бумаги, вы, вероятно, найдете среди них и А, и В, и С, но также и массу бесполезного материала, который тут же отправите в мусорную корзину.

Если же у вас нет письменного стола (как у большинства домохозяек), вы наверняка столкнетесь с той же проблемой, что и миссис Джоунз. Все, что у нее было, — это одна-единственная картонная коробка, куда она складывала текущую почту, заметки на память, журнальные вырезки, школьное расписание детей, объявления о собраниях и приглашения на встречи, требующие ответа письма, различные талоны, извещения о сезонных распродажах, чеки и корешки от квитанций, подписные абонементы и поздравительные открытки.

Когда наступала пора ответить на письмо, ей приходилось вываливать содержимое коробки и рыться в поисках нужного письма. Кроме того, в начале каждого месяца она была вынуждена перебирать всю эту груду, чтобы выудить из нее счета, подлежащие срочной оплате. Миссис Джоунз хваталась за любую возможность, позволяющую ей не заглядывать в свою коробку.

По моему совету она купила картотечный ящик и сотню картонных папок, по которым распределила все свое хозяйство. Отныне у нее были отдельные папки для рецептов, счетов, для писем, на которые требовалось ответить, для советов косметолога, выкроек, афишек и т. д.; отдельные папки были посвящены детям, планам на лето, списку книг, которые нужно прочесть, списку знакомых, которых необходимо посетить, и прочим составляющим повседневной жизни. Теперь, когда она делала какую-либо запись, ей оставалось только сунуть листок в папку по соответствующей теме. Если у нее появлялось настроение написать пару писем, ей уже не нужно было, как прежде, тратить время на поиск: она доставала папку для писем, находила нужные и принималась за ответ.

Не сомневаюсь, что у многих домохозяек заведена та или иная система хранения бумаг.

Самое главное — это хранить А отдельно от С, Если вы получаете много писем и другой корреспонденции, советую вам завести отдельные папки для А-, В- и С-писем.

Каждая домохозяйка имеет право на свой письменный стол

Если у вас есть такая возможность, заведите не картотечный ящик, а нормальный письменный стол. Домохозяйка имеет полное право на удобное рабочее место. Мне доводилось видеть в журналах по дизайну такие интересные предложения, как, например, установка вдоль дивана в гостиной не традиционного приставного столика, а небольшой конторки с настольной лампой, или как переоборудование неиспользуемого угла кухни в место для ведения бумажной работы, а кухонного шкафа — в бумагохранилище. Я горячо приветствую подобные попытки предоставить домашней хозяйке уголок, который она могла бы назвать своим.

Однажды владелец крупного магазина одежды пришел ко мне с жалобой на перегруженность бумажной работой. На него буквально со всех сторон сыпалась информация об открытии новых пошивочных мастерских, предложения от многочисленных поставщиков, у которых он закупал продукцию, предложения от рекламного агентства, местные газеты, налоговые и платежные ведомости. Он считал своей обязанностью лично вскрывать и прочитывать всю Корреспонденцию. Кроме того, он составлял себе памятки с идеями по улучшению работы магазина и совершенствованию навыков продавцов.

Он постоянно перетасовывал все эти бумаги, не зная, с какой из них начать. Среди них было много действительно интересных предложений, ни от одного из которых он не решался отказаться. Он не пытался выстроить систему приоритетов ABC, и стопка бумаг на его столе продолжала расти, приводя его в ужас.

Я помог ему решить проблему, посоветовав каждый раз при получении почты укладывать ее в стопку в порядке приоритетности, помещая наиболее важное наверх, чтобы затем с него и начинать, постепенно перемещаясь к низу стопки. Я также посоветовал ему располагать все В и С, которые он еще не сделал, в правом ящике стола. Каждый следующий день он начинал с новых поступлений и, если оставалось время, брал из правого ящика и выполнял часть вчерашней работы. Нередко, возвращаясь домой, он начинал жалеть, что не выполнил тот или иной пункт; в таких случаях на следующее утро он запускал руку в ящик, доставал соответствующий листок и клал его в стопку дел на сегодня. При получении повторного запроса по какому-нибудь делу, до которого у него не дошли руки раньше, он снова лез в ящик, доставал из него требуемую запись и клал ее в стопку с текущей почтой.

Нужно ли говорить, что восемьдесят процентов бумаг, которые он прятал в ящик, так никогда и не шли в дело. Зато двадцать процентов непременно попадало в стопку дел на сегодня.

Когда ящик заполнился доверху, я предложил своему клиенту вынуть из него все содержимое и поместить эти бумаги в правый нижний ящик стола. Этого хватило ровно на три недели, т. е. до того момента, когда снова наполнился верхний ящик Тогда он перебрал бумаги из нижнего ящика и выбросил все лишнее. В дальнейшем он повторял эту процедуру примерно раз в две недели.

Следующий этап: мусорная корзина

Естественно, что время от времени часть бумаг моего клиента уходила в мусорную корзину. В принципе, он мог бы со спокойной совестью отправить в нее большинство бумаг из нижнего ящика, но ему было жалко расставаться с чем бы то ни было, и тогда я предложил ему сложить их в отдельную папку с надписью «С из нижнего ящика, сентябрь 1-30». Когда у него накопилась очередная порция материала, он поместил ее в папку с датой, а саму папку поставил в большой картотечный шкаф.

По моему совету он продолжал перемещать бумаги из нижнего ящика, по мере его наполнения, в отдельные папки, подлежащие хранению в течение года. Наибольшее удовлетворение принесла ему та минута, когда он освободил место в шкафу для текущей папки с С-материалом, для чего ему пришлось вынуть прошлогоднюю папку и, просмотрев ее содержимое, мысленно поздравить себя с тем, что в свое время он не стал расходовать силы на множество дел, которые, как выяснилось, того не стоили. На данном этапе ему было уже не жаль расстаться с большей частью бумаг, из которых он сохранил лишь один-два листка с более или менее интересной информацией.

Спустя год стало ясно, что он избавил себя от огромного количества лишней работы. В частности, его планы навести порядок на полках со свитерами потеряли всякий смысл, так как к концу года он заменил полки стеллажами. Вырезанная им из газеты статья с рекомендациями по декоративной бижутерии могла быть спокойно брошена в мусорную корзину, поскольку он больше не держал у себя бижутерии. Аналогичная участь постигла и сделанную им для себя заметку о профнепригодности завскладом, так как тот давно уже уволился.

Как справляться с бумажной работой

В принципе, можно обойтись и без перемещения одного и того же листка бумаги с места на место. Просто вы можете разработать такую систему, при которой все бумаги будут находиться на своем месте и под вашим полным контролем. Эта система должна принимать в расчет как входящую, так и исходящую корреспонденцию, а также все то, что находится посередине.

Входящая корреспонденция подлежит отбору и сортировке. Попробуйте в течение нескольких дней критически оценивать всю почту Постарайтесь найти способы сокращения объема поступающих к вам бумаг. (Почему бы, например, не поставить точку в серии отчетов по уже решенной проблеме?) Затем объясните своему секретарю, какой материал можно отсеять в текущем порядке, а какой переслать или отправить в архив.

Секретарь одного администратора сортирует почту по папкам «Срочно», «Информация» и «Не срочно». Первая требует от администратора срочного реагирования, и на содержащиеся в ней материалы он отвечает в первую очередь. Папку «Информация» он кладет в портфель, чтобы просмотреть ее содержимое в метро. Наконец, папку «Не срочно», включающую в себя выписываемые им периодические издания, он хранит в ящике стола для ознакомления с ней в свободную минуту или когда ему необходима передышка перед выполнением какой-либо ответственной работы.

Чтобы ускорить принятие и реализацию решений, можно делать пометки прямо на входящей почте, после чего переправлять ее в почтовый ящик для исходящей корреспонденции. Если вы нуждаетесь в дубликате корреспонденции для архива или для последующего контроля за выполнением принятых на ней решений, попросите своего секретаря сделать ксерокопию.

В отношении корреспонденции, требующей более официального или подробного ответа, наиболее эффективным подспорьем является диктофон. Один чиновник добивается еще большей экономии времени за счет того, что надиктовывает только ключевые идеи, поручая доводку текста своему секретарю.

Не больше одного раза, но на совесть

Одно из моих правил гласит: «Браться за каждый листок бумаги не больше одного раза». Старайтесь не откладывать в сторону документ, требующий ответа. Зачастую гораздо легче дать ответ сразу по получении письма, когда ваша первая реакция на него еще свежа в памяти. Кроме того, вы экономите время, которое уйдет на повторное ознакомление с письмом, если вы решите заняться им позже.

Не все документы требуют немедленного и окончательного реагирования. Некоторые из них задерживаются на недели или месяцы, прежде чем работу над ними можно считать завершенной. В некоторых проектах имеет вес каждое слово, и шлифовка каждого слова не является пустой тратой времени. Иногда, чтобы принять правильное решение, желательно дать себе время над ним подумать. Поэтому упомянутое мною правило имеет смысл сформулировать несколько иначе, а именно: «Старайтесь браться за каждый листок бумаги не больше одного раза. Если у вас это не получается, то каждый раз, когда вы беретесь за этот листок, совершайте хотя бы одно действие, направленное на реализацию связанной с ним задачи». Если вам не удается сделать крупный шаг, сделайте хотя бы самый мелкий, и дело уже не будет стоять на месте.

Когда, к примеру, чиновник берет в руки документ и рассуждает так. «Очень неприятная задача. Не могу заставить себя за нее взяться прямо сейчас, но даю слово, что в следующий раз непременно сделаю пару звонков и тем самым сдвину дело с мертвой точки», он совершает, по крайней мере, одно полезное действие: планирует свой следующий шаг. Когда этот документ снова окажется у него в руках, он, скорее всего, не отложит его в сторону, пока не сделает намеченные звонки.

С другой стороны, не стоит делать больше, чем нужно. Пусть ваш секретарь сдает вам письма, уже готовые для отправки. Прежде чем вносить какие-либо изменения, спросите себя, окупится ли потраченное на это время значительным повышением качества письма. Может быть, лучше, чтобы оно скорее оказалось в руках получателя, а не застряло в вашем офисе на неизвестно какой срок?

Как справляться с информационной перегрузкой

Многие люди не умеют проводить различие между А и С, когда им случается знакомиться с новостями в их профессиональной сфере или когда они читают прессу, чтобы быть в курсе событий. Каким должно быть правильное соотношение между чтением ежедневных газет, еженедельников или журналов и книг? Что выбираете лично вы: час в день на газеты, час в неделю на журналы и час в месяц на книгу?

Или же вы поддаетесь текучке дел, довольствуясь чтением ежемесячников и книг по специальности?

Единственного ответа на такие вопросы не существует: каждый решает их для себя. Я бы порекомендовал лишь одно, чтобы решения принимались сознательно, а затем выполнялись. Если вы решили посвящать чтению газет не более десяти минут в день, а спустя пару недель обнаружили, что проводите за этим занятием целый час, пересмотрите свое первоначальное решение. Возможно, что в вашей системе приоритетов газеты занимают одно из важнейших мест.

Многие руководители жалуются на то, что у них нет времени на чтение книг, которые могли бы оказаться им полезными в работе. С другой стороны, они находят несколько часов в месяц на чтение газет. Вероятно, это связывало с легкой доступностью газет, а также с тем, что они читаются не только для дела, но и для удовольствия. Книги обычно труднее достать, они намного дороже стоят и читаются «серьезно». В результате большинство руководителей прочитывают за год сотни газет и лишь несколько книг.

Книги можно читать, как газеты

Если вы испытываете необходимость в чтении большого количества книг по специальности, попытайтесь научиться читать их так, как вы читаете газеты. Поручите секретарю ежедневно класть в ящик для входящей корреспонденции одну книгу из запаса «книг для прочтения», который вы должны заранее ей передать. Поручите также вынимать вчерашнюю книгу из ящика для исходящей корреспонденции. Ничего страшного, если та или иная книга попадет в ящик для исходящей корреспонденции непрочитанной, особенно если накануне вы даже не удосужились на нее взглянуть.

Взяв в руки книгу, начните чтение с аннотации на обложке, в которой издатель выделяет наиболее важные аспекты содержания книги. Затем пролистайте книгу, задерживаясь лишь на том, что представляет для вас интерес. Постарайтесь уделить этому не больше времени, чем чтению газеты.

Манера, в которой написаны многие книги «по специальности» сама подсказывает наилучший способ их прочтения. Автор начинает с выражения главной идеи. Набросав в общих чертах, он затем развивает ее на протяжении такого количества страниц, которое позволило бы квалифицировать его творение как книгу.

Даже если книга содержит пятьсот или более страниц, ваша задача заключается в том, чтобы найти эти ключевые идеи и применить их для решения своей рабочей проблемы. В этом вам помогут предисловие и оглавление, а также краткие аннотации на обложках. Подробное чтение тех или иных страниц имеет смысл лишь в том случае, если там можно почерпнуть какую-то действительно важную информацию.

С помощью этого метода вы прочитаете большее количество книг и с большим эффектом. При этом легче будет откладывать в сторону те из них, которые вам не особенно интересны. С другой стороны, при постоянном доступе к большому количеству книг вы имеете больше шансов встретить среди них такие, что заслуживают изучения и оправдают потраченное на них время.

Людям свойственно забывать многое из того, что они читают. Если вы когда-нибудь пытались пересказывать содержание книги другу или жене, вы, наверное, согласитесь с тем, что вам при этом удалось вспомнить и счесть достойным пересказа лишь несколько наиболее ярких мест. Учитывая ограниченные возможности памяти, имеет смысл экономить время за счет избирательности, т. е. прочтения лишь того, что заслуживает запоминания.

За годы у вас может накопиться библиотека из книг, которые вы в свое время сочли наиболее достойными внимания. Когда-то вы добросовестно их прочли, но с течением времени многое, вероятно, забылось. В этом случае наиболее рациональным способом освежения в памяти ключевых идей этих книг будет как раз газетный метод чтения.
Если вам попадется книга, которая может оказаться полезной лишь в будущем, не торопитесь с ее прочтением, так как к тому времени, когда вам понадобятся изложенные в ней сведения, вы уже не будете их помнить. Вместо этого поручите секретарше сделать пометку об этой книге в специальном досье. Всему свой черед.

Если предлагаемый мною подход к чтению книг представляется вам несколько поверхностным, отнеситесь к нему как к своего рода стартовому толчку. Освоив книгу хотя бы на газетном уровне, вы почерпнете ряд новых полезных мыслей.

О скоростном чтении

Совершенно очевидно, что чем выше скорость чтения, тем существеннее экономия времени. Тем не менее я знаю, что лишь единицам из тех, кто обучался на курсах скоростного чтения, удается сохранить повышение скорости чтения, достигнутое ими в процессе обучения. Они продолжают читать быстро в течение нескольких недель по окончании курса, после чего большинство возвращаются к своей прежней скорости. Впрочем, если вам по роду ваших занятий приходится действительно очень много читать, то, пожалуй, имеет смысл закончить курсы быстрого чтения. Согласно данным исследований, если вы будете уделять скоростному чтению хотя бы по два часа в день, вы сможете сохранить достигнутую высокую скорость.

Но лично я считаю, что важнее читать лучше, а не быстрее. Другими словами, откажитесь от всего С-чтения, т. е. от чтения неинтересной, бесполезной и неинформативной литературы, в пользу А-чтения. Поскольку в этом случае вы уже не будете успевать читать много, важно проявлять избирательность в отношении встречающихся вам книг.

Поделиться в соц. сетях

Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники

Об авторе Сергей Дегтярев

В данный момент развиваю собственную компанию по разработке сайтов и мобильных приложений. Более подробно расскажу позже...
Запись опубликована в рубрике Time management, Краткое изложение книг о бизнесе с метками , , , , . Добавьте в закладки постоянную ссылку.